Manual de Procesos – Servicios ACELA

Beneficio: Para miembros de ACELA se concede la inscripción anual gratuita al Plan Preferencial del Instituto Roosevelt.

Incluye:

• Mayor oportunidad en el agendamiento de servicios.
• Consulta prioritaria en menor tiempo con neurología y especialistas.
• Call center exclusivo para atención personalizada.
• Descuentos desde el 10% hasta el 50% en la mayoría de servicios del Instituto Roosevelt.
• Telemedicina en Neurología ELA para usuarios del Plan Preferencial particular, sujeta a disponibilidad.

Ruta para acceder: El afiliado debe enviar la solicitud al correo:

Escribir a [email protected]

Información que debe enviar:

• Nombre del paciente.
• Cédula.
• Fecha de nacimiento.
• Estado civil.
• Nombre del familiar de contacto.
• Teléfono.
• Dirección.
• Barrio.
• Estrato.
• Ciudad.
• Localidad.
• Correo electrónico.
• Fecha de vinculación ACELA.
• Fecha de renovación ACELA.
• Foto legible del documento de identidad por ambos lados.

Ver brochure Instituto Roosevelt

Persona a cargo: Jessica Mabe.

Tiempo de respuesta: Dentro de los 5 días hábiles siguientes.

Nota operativa: La disponibilidad y agenda son manejadas directamente por el Instituto Roosevelt.

Beneficio: Citas particulares a costos preferenciales con la IPS Neurosmedical Health Care.

Servicios disponibles:

• Médico general.
• Neurología.
• Médico paliativista.
• Fonoaudiología.
• Terapia ocupacional.
• Terapia física.
• Terapia respiratoria.
• Psicología.
• Trabajo social.
• Apoyo espiritual.
• Servicio de cuidadores y enfermería.

Diligenciar formulario IPS Neurosmedical

Ver brochure IPS Neurosmedical Health Care

Persona a cargo: Paola Prada.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Beneficio: ACELA tiene convenio con el Hospital Universitario Nacional de Colombia para que los miembros de ACELA puedan acceder a consultas y exámenes con tarifas preferenciales.

Ruta para acceder: Enviar correo a:

Escribir a [email protected]

Información que debe incluir la solicitud:

• Solicitud de cita y/o exámenes.
• Nombre completo del paciente.
• Cédula.
• Teléfono.
• Carné digital de ACELA, enviado posterior a la recepción del email.

Portafolio y tarifas: Consultar a Paola Prada.

Persona a cargo: Paola Prada.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Descripción: Programa de atención interdisciplinaria para pacientes afiliados a ACELA, diseñado para recibir atención médica de diferentes especialistas el mismo día y en un solo lugar.

Modalidades:

• Atención presencial en Bogotá en el HUN, con duración aproximada de 4 horas.
• Paquete de telemedicina para afiliados que viven fuera de Bogotá.

Objetivo: Brindar una guía clara para los profesionales de EPS y apoyar una atención más integral.

Inscribirse al Programa HUN

Portafolio y tarifas

Persona a cargo: Orlando Ruiz.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Descripción: ACELA cuenta con profesionales de enfermería voluntarias, calificadas y con experiencia específica en ELA, disponibles para brindar orientación a los afiliados.

Temas de apoyo:

• Preguntas generales sobre la enfermedad.
• Procedimientos relacionados con ELA.
• Orientación comprensible y personalizada según la necesidad del afiliado.

Ruta para acceder: Solicitar contacto con la enfermera por medio del voluntario asignado. El voluntario hace el enlace.

Enfermeras de apoyo:

• Lucy Barrera.
• Carolina Montoya.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Descripción: Convenios de acompañamiento psicológico con profesionales que ofrecen descuento preferencial para pacientes y familias afiliadas a ACELA.

Ruta para acceder:

• El afiliado o familiar debe contactar a su voluntaria/o asignado.
• La voluntaria/o lo pondrá en contacto con la psicóloga.
• El costo es asumido por el paciente o familiar.

Ver brochure de apoyo psicológico

Persona a cargo: Marcela Santos.

Tiempo de respuesta: Máximo 3 días hábiles.

Descripción: Programa de acompañamiento emocional para personas con ELA y su grupo familiar, orientado a fortalecer la conexión, la dignidad y la construcción de legado tras el diagnóstico.

Aliado: Fundación Renacer Compasivo.

Formato:

• Individual.
• En compañía de familiares, amigos o seres significativos.
• 5 sesiones de 1 hora cada una.

Costo: $90.000 COP por sesión.

Apoyo económico: Para estratos 1 y 2, ACELA podrá asumir el costo previa solicitud al voluntario asignado.

Diligenciar formulario ACELA con Sentido

Posterior al diligenciamiento, la persona será contactada por Maira Vacca, psicóloga de la fundación, quien organiza el programa y coordina las sesiones con el paciente y su familia.

Persona a cargo: Paola Prada.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Descripción: Programa grupal de apoyo emocional para familias que han vivido la pérdida de un ser querido con ELA, brindando contención, escucha y acompañamiento en su proceso.

Aliado: Fundación Renacer Compasivo.

Formato:

• Grupal.
• Máximo 10 personas de diferentes familias que están viviendo el duelo.
• 3 sesiones de 2 horas cada una.

Costo: Asumido por ACELA.

Diligenciar formulario ACELA te Acompaña

Posterior al diligenciamiento, la persona será contactada por Maira Vacca, psicóloga de la fundación, quien organiza el programa y coordina las sesiones con la familia.

Persona a cargo: Paola Prada.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Descripción: ACELA cuenta con el apoyo del consultorio jurídico de la Universidad Santo Tomás, sede Bogotá, y de una abogada particular con experiencia en enfermedades huérfanas, Karen Narváez.

Costo: Sin costo para afiliados.

Casos comunes:

• Cuidado integral en casa.
• Servicios de atención domiciliaria integral.
• Terapias domiciliarias.
• Asignación y cuidado de auxiliar de enfermería domiciliario.
• Incumplimiento en entrega de medicamentos para ELA.
• Medicamento específico Riluzol.
• Alimentación complementaria.
• Exámenes diagnósticos: cinedeglución, polisomnografía, faringografía u otros.
• Servicio de transporte.
• Equipos e insumos: silla de ruedas neurológica, BiPAP, terapia respiratoria, comunicación, entre otros.
• Interconsultas con neurología, neumología, gastroenterología, nutrición, fisiatría, psicología u otras especialidades.
• Exoneración de copagos y cuotas moderadoras.
• Asesoría para trámite de pensión.
• Asesoría para condonación de deudas adquiridas antes del diagnóstico.

Diligenciar formulario de apoyo jurídico

Persona a cargo: Shaily Gonzáles.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Descripción: ACELA cuenta con tableros físicos de comunicación disponibles para compra.

Valores:

• Afiliados: $30.000 COP más envío.
• No afiliados: $40.000 COP más envío.

Cuenta para consignación:

• Banco: Bancolombia.
• Cuenta de ahorros: 674-000002-50.

Ruta para acceder:

• Realizar consignación.
• Enviar comprobante de pago a la voluntaria.
• Enviar datos de envío a Rocio Reyes: nombre completo, cédula, celular, dirección exacta, ciudad y departamento.

Ver video sobre uso del tablero de comunicación

Persona a cargo: Rocío Reyes.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Descripción: ACELA presta en comodato equipos e insumos a los afiliados durante el tiempo que la EPS da respuesta positiva y entrega el insumo al paciente. Existe una lista de espera para algunos insumos. El voluntario debe asegurarse de incluir a su paciente en dicha lista.

Ruta para acceder:

• El voluntario debe diligenciar el formulario de comodato.
• El formulario será enviado por medio de la plataforma Uruk para firma digital y certificada.
• El afiliado debe cubrir el costo de envío del equipo o recogerlo directamente en bodega.
• Para equipos Tobii, es indispensable calibración, parametrización y entrenamiento.

Diligenciar formulario de comodato

Consultar lista de espera e inventario de equipos

Instrucción interna: El formulario debe ser diligenciado por el voluntario e informado a Rocío Reyes.

Bodega: Calle 65 # 71 – 19, Bogotá.

Contacto bodega: Martha Rodríguez – Cel: 3133881213.

Servicio técnico para equipos Tobii:

• Diego Gil, ingeniero de Asistronic.
• Cel: 3103627093.
• Costo del servicio: $130.000 COP.

Valores de referencia por insumo:

Persona a cargo: Rocío Reyes.

Tiempo de respuesta: Máximo 5 días hábiles.

Descripción: ACELA cuenta con una plataforma de firma electrónica con cobertura legal y plena validez jurídica. Esto permite que los familiares cuidadores puedan firmar el comodato desde sus hogares, sin necesidad de desplazarse a una notaría para autenticar la firma.

¿Cuándo aplica?

Este proceso aplica cuando un afiliado solicita un equipo o insumo de propiedad de ACELA en calidad de préstamo o comodato.

Paso 1. Solicitud del equipo o insumo

• La voluntaria a cargo del paciente puede enviar al familiar el enlace del formulario de préstamo de equipos.
• O, si corresponde, la voluntaria puede diligenciar directamente el formulario.

Abrir formulario de préstamo de equipos

Paso 2. Confirmación del envío del comodato

Después de diligenciar el formulario, durante el transcurso de la semana la voluntaria informará al familiar que el comodato fue enviado al correo electrónico registrado.

Paso 3. Recepción del correo de firma

Al familiar le llegará un correo desde notificació[email protected] indicando que tiene una firma pendiente.

Paso 4. Ingreso a la plataforma

• Dar clic en el botón o enlace de “Firmar documento”.
• El enlace llevará a la plataforma donde se encuentra el comodato.

Paso 5. Revisión de datos del comodato

Antes de firmar, el familiar debe revisar que todos los datos estén correctos:

• Nombres.
• Número de identificación.
• Dirección.
• Equipo o insumo solicitado.
• Datos generales del paciente y del responsable.

Paso 6. Solicitud del código

Si la información está correcta, se debe dar clic en “Solicitar código”. El sistema enviará un código al correo electrónico registrado.

Paso 7. Validación del código

El código recibido debe ser digitado en la plataforma. Luego se debe dar clic en “Validar”.

Paso 8. Confirmación de firma

Una vez validado el código, llegará un correo confirmando que el comodato ha sido firmado. Con esta confirmación, ACELA podrá continuar con el proceso de envío o recogida del equipo.

Persona a cargo: Rocío Reyes.

Descripción: ACELA brinda a sus miembros acceso a conferencias virtuales con expertos externos, centradas en temas pertinentes sobre la enfermedad.

Formato: Webinars virtuales a través de Teams u otra plataforma definida.

Ruta para acceder:

• Estar atentos a la información compartida en grupos de WhatsApp.
• Estar atentos a la información enviada por voluntarios asignados.
• Realizar el registro correspondiente para obtener el enlace de conexión.

Ver conferencias pregrabadas en YouTube

Descripción: ACELA cuenta con dos grupos de WhatsApp: ACELA Centro y ACELA Regional, donde los afiliados pueden compartir dudas, experiencias y responder preguntas relacionadas con la ELA.

Ruta para acceder:

• Solicitar inclusión al momento de la afiliación.
• O solicitar inclusión por medio del voluntario asignado.
• El voluntario se comunicará con la persona a cargo del grupo correspondiente.

Restricción: Únicamente se incluirá una persona por afiliación debido al tamaño de los grupos.

Administradoras:

• ACELA Centro: Jessica Mabe.
• ACELA Regional: Paola Prada.

Tiempo de respuesta: Máximo 3 días hábiles.

Descripción: ACELA cuenta con voluntarios que han vivido de cerca la ELA por un familiar o porque viven con la enfermedad. Los voluntarios apoyan diferentes actividades de la asociación, incluyendo acompañamiento personalizado a pacientes y familias.

Objetivo del acompañamiento:

• Resolver dudas generales.
• Guiar sobre el avance de la enfermedad desde la experiencia comunitaria.
• Apoyar el acceso a los beneficios que ofrece ACELA.
• Orientar al afiliado sobre rutas internas de servicios y convenios.

Ruta para acceder: Mantener comunicación con el voluntario asignado para cualquier requerimiento.

Base de datos afiliados: Por protección de datos, se recomienda mantener este acceso restringido solo a personas autorizadas.

Primer contacto: Rocio Reyes o Shaily González realizan la inducción general sobre ELA, ACELA y servicios disponibles.

Asignación de voluntario: Jessica Mabe.

Tiempo de asignación: Máximo 7 días hábiles posteriores a la afiliación.

Directorio interno de referencia para voluntarios ACELA:

Descripción: ACELA preparó 4 módulos para que los voluntarios que acompañan pacientes conozcan cómo apoyar a cada paciente y cómo funciona la asociación en términos administrativos y operativos.

Módulos:

• Ver módulo 1
• Ver módulo 2
• Ver módulo 3
• Ver módulo 4

Duración total: 3.5 horas aproximadamente.

Uso: Exclusivo para miembros voluntarios ACELA. Prohibida su distribución.